01 Feb 2016 4 Step per diventare un’azienda paperless

Cercare di dare una spinta in più al miglioramento della sostenibilità della propria azienda, limitando l’utilizzo della carta, può sembrare scoraggiante, soprattutto se l’azienda in questione ha basato i propri processi su documenti cartacei per anni.
Non esiste una bacchetta magica per far sparire tutti i documenti in formato cartaceo e contemporaneamente digitalizzarli. Ma come la maggior parte delle cose nel mondo del business, diventare un’azienda paperless è possibile e più facile di quanto si pensi, se si segue un approccio per fasi.

I costi della carta

Eliminando la carta in alcuni specifici reparti aziendali, si potranno apprezzare risparmi a livello di personale, spazio, forniture e hardware.
Riempire uno schedario a quattro cassetti ha un costo di 25.000 dollari e 2.000 dollari di costi di manutenzione ogni anno. Gli Stati Uniti spendono annualmente 460 miliardi di dollari in salari, semplicemente per gestire il sovraccarico di dati provenienti da processi cartacei.

Il valore intangibile nel liberarsi di questi costi è importante: i servizi forniti dall’azienda saranno più veloci e di maggior qualità. Sarà possibile soddisfare un maggior numero di clienti con un minor numero di risorse. Inoltre la percezione di qualità aumenterà man mano che i consumatori riceveranno risposte più accurate e rapide.

I due dipartimenti aziendali in cui la presenza di documenti cartacei è più consistente sono l’amministrazione e le risorse umane: sono proprio questi due gli obiettivi primari da digitalizzare.

Soprattutto per quanto riguarda la fatturazione, si rende necessario un sistema senza carta: in una serie di studi le operazioni di Data entry sono citate dal personale che si occupa dei pagamenti come la sfida operativa più grande da affrontare. Il 28,6% degli intervistati sostiene che il processamento di ogni fattura costa 2$, un altro 19% che ogni fattura costa fino a 5$ e il 15,9% afferma la presenza di un costo fino a 10$ per fattura. Questi numeri crescono quando si considera che un quarto delle organizzazioni riceve il 90% delle fatture in formato cartaceo.

Il beneficio aggiuntivo di eliminare i documenti cartacei consiste nel fatto che questi dipartimenti avranno una maggior efficienza e migliori flussi aziendali. Agenzie che si occupano di gestione delle risorse umane e che sono completamente digitalizzate, nel 70% dei casi sono fiduciose di avere i documenti necessari per le verifiche e conformità (vs. il 50% di coloro che utilizzano ancora registrazioni cartacee).
Gli studi commercialisti rilevano un risparmio medio di 2 ore al giorno, che equivale a più di 19.000$ di risparmi annuali.

L’eliminazione dei documenti cartacei deve partire dai vertici dell’azienda, espandendosi a tutte le funzioni aziendali attraverso una comunicazione top-down.

I passaggi per una transizione da cartaceo a paperless

1. Organizzare per digitalizzare

Prima di poter digitalizzare bisogna organizzare. Deve essere sviluppato un sistema, per poi assicurarsi che tutti lo comprendano e seguano. Ogni dipartimento aziendale deve comprendere di essere responsabile della scansione dei propri documenti e deve seguire le linee guida fissate per accertarsi che tutto sia standardizzato.

2. Scegliere il documentale perfetto

Scegliere un Document management System (DMS) che incontri i bisogni aziendali è fondamentale. Il software documentale dovrebbe:

• Archiviare i documenti in una repository centrale
• Fornire un accesso sicuro ad utenti multipli, simultaneamente.
• Includere l’indicizzazione dei documenti e ricerca all’interno del testo
• Permettere un file versioning sistematico e modelli organizzativi
• Importare file da qualsiasi fonte e archiviarli nei loro formati nativi
• Creare permessi di gruppo basati sul ruolo e tracciamenti di controllo
• Permettere l’apposizione di firma digitale
• Contenere permessi basati sul ruolo e registri di controllo
• Integrarsi con Microsoft Office

3. Lavorare a ritroso

Dopo aver impostato ed avviato il sistema, si può cominciare a preoccuparsi dei vecchi documenti rimasti in arretrato. Dal momento in cui viene scansionato il primo documento, tutti i documenti in entrata dovrebbero essere gestiti digitalmente. Se per il reparto risulta difficoltoso digitalizzare sia i documenti in entrata che i vecchi documenti, si può considerare di assumere una persona che si occupi temporaneamente della cosa o di alleggerire il carico di lavoro.

4. Comunicare il cambiamento

Comunicare ai propri clienti che ci sono dei cambiamenti in corso nella gestione della documentazione, evidenziando i benefici del passaggio al digitale.

Il risparmio in termini di soldi, tempo e capitale umano faranno valere la pena dello sforzo. 

Fonte: www.triplepundit.com

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