20 Ott 2016 Dematerializzare i contratti di compravendita
“Un contratto è un accordo, stipulato tra due o più parti, che si prefigge lo scopo di costituire, regolare o estinguere un rapporto di tipo giuridico-economico tra le parti. In ambito aziendale si utilizzano normalmente numerose tipologie di contratti: contratti di lavoro, contratti di leasing, contratti di compravendita, contratti di locazione, contratti di servizio, contratti assicurativi ecc.”
I contratti di compravendita si avvicinano più di tutti all’ambito del ciclo dell’ordine: le relazioni commerciali tra due partner si basano su un contratto, che contiene condizioni e regole sulle modalità di relazione (ad es. modalità di emissione degli ordini, tempistiche di consegna, opzioni di pagamento ecc).
Questo tipo di contratti prevedono un articolato iter di condivisione delle informazioni per arrivare alla firma del contratto da parte di cliente e fornitore.
Il processo di gestione: dalla negoziazione alla stipula
Il processo di gestione del contratto di compravendita si compone di due fasi principali:
- Definizione, negoziazione e stipula: basata su workflow di definizione del documento e scambi di informazioni tra cliente e fornitore necessari per arrivare alla firma del contratto stesso
- Gestione: riguarda il periodo di validità dell’accordo siglato, in cui può esservi la necessità di consultare quotidianamente il contratto da parte sia del cliente che del fornitore.
Esempio di flusso in cui il cliente guida la negoziazione
- Pianificazione e scrittura delle specifiche da parte del cliente tramite confronti interni tra la funzione Acquisti e la funzione che fruirà della fornitura da contrattualizzare.
- Negoziazione per fissare con il fornitore che si aggiudica la fornitura le condizioni specifiche da riportare nel contratto.
- Firme: le condizioni vengono riportate nel contratto e presso il cliente si attiva un workflow autorizzativo. Al termine del processo, dopo eventuali modifiche, il cliente dispone del contratto firmato, da inviare al fornitore per concludere l’accordo. Il fornitore, ricevuto il contratto firmato, lo verifica e attiva le procedure che portano alla firma del documento, che viene restituito al cliente e il contratto diventa “attivo”.
- Gestione: il contratto diventa quindi il repository delle informazioni necessarie per il rapporto cliente-fornitore durante il periodo di validità del documento.
- Archiviazione: al termine del “ciclo di vita” del contratto, il documento viene archiviato e conservato, divenendo il principale “strumento di verifica” della correttezza delle transazioni commerciali attivate tra cliente e fornitore.
Conservazione sostitutiva dei contratti
I contratti possono essere conservati in sola modalità digitale secondo le norme in tema di Conservazione Sostitutiva di documento informatico, sia con una soluzione in house che in full-outsourcing:
- Conservazione Sostitutiva per singolo contratto: apposizione al singolo file, firmato digitalmente dalle controparti, della firma digitale del responsabile della conservazione e della marca temporale a chiusura del processo di Conservazione Sostitutiva;
- Conservazione Sostitutiva per più contratti:
- Conservazione Sostitutiva di tipo “diretto”: creazione di un unico file compresso contenente i vari contratti firmati digitalmente, su cui verrà apposta la firma digitale del responsabile della conservazione e la marca temporale.
- Conservazione Sostitutiva di tipo “indiretto”: creazione una evidenza informatica (lotto di chiusura) contenente le impronte dei singoli contratti firmati digitalmente e chiusura della Conservazione Sostitutiva con apposizione della firma digitale del responsabile della conservazione e della marca temporale.
Il processo di Conservazione Sostitutiva dei contratti va ultimato entro 1 anno dalla sottoscrizione.
I benefici stimati
Dalle informazioni raccolte da 241 organizzazioni che hanno partecipato ad una Survey dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione del Polimi, è emerso che sono circa 100 milioni i contratti di compravendita attivi, annualmente, nelle aziende italiane.
“Il beneficio unitario ottenibile grazie alla dematerializzazione dei contratti di compravendita è legato principalmente alla possibilità di supportare in maniera efficace i workflow, sia interni che esterni, che sono necessari nella fase di stipula del contratto: la dematerializzazione consente di condividere più facilmente le informazioni e di collaborare, anche a distanza, alla realizzazione di documenti che per la loro stessa natura devono essere condivisi da più soggetti.”
In riferimento al supporto fornito dalla dematerializzazione ai workflow e alle necessità di archiviazione, è possibile stimare un beneficio unitario di alcune decine di euro a contratto, che permettono di evidenziare ue risparmio annuo potenziale per il sistema Paese di circa 3 Miliardi di Euro.
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