22 Set 2016 Gestione strutturata e destrutturata dei documenti: verso una nuova efficienza

Relazionarsi con clienti, fornitori, collaboratori e partner è la base del business: perché questo rapporto sia efficace ed efficiente è necessaria una buona gestione delle informazioni e dei servizi associati a contratti, ordini, spedizioni, fatturazione e pagamenti. In Italia però la maggior parte dei rapporti si basa ancora su una gestione cartacea, nonostante sia sempre più diffuso l’utilizzo di tecnologie digitali nelle aziende.

Liberarsi di tonnellate di carta

 “Al di là della gestione del ciclo dell’ordine e degli eventuali documenti di trasporto associati ci sono tantissime pratiche che comportano altrettanti processi da gestire e da risolvere periodicamente: bilanci, registri IVA, libri e scritture contabili, distinte bancarie, bollette, cartelle, fascicoli, atti notarili ma anche documenti tecnici, manuali, listini, certificazioni… Tutto questo significa una cosa sola: tonnellate di documenti scritti, stampati, scambiati via email, verificati, validati e catalogati per poter essere archiviati e conservati secondo le normative vigenti.”

La dematerializzazione: vantaggi

Dematerializzare significa trasformare un documento cartaceo in un documento elettronico, che può essere gestito da specifici software per utilizzare e condividere le informazioni contenute nel documento stesso in modo rapido e funzionale.

Dematerializzazione e digitalizzazione documentale portano a grandi risparmi in termini di materiali, risorse che svolgono attività manuali, spazio occupato, riduzione dei margini di errore e migliorano le procedure ed il business.

Il processo di dematerializzazione

I documenti cartacei vengono scansionati ed un software di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) trasforma l’output analogico in un file digitale. Il documento elettronico può essere così accessibile a qualsiasi dispositivo per organizzare ed utilizzare il file in modo efficace ed efficiente, rendendolo inoltre accessibile a qualsiasi dispositivo e in cloud.

I documenti elettronici inoltre possono essere archiviati tramite conservazione digitale a norma, che attribuisce loro valore legale, civile e fiscale, rendendoli così equiparabili a quello cartacei.

Differenza tra Gestione documentale elettronica strutturata e destrutturata

Possiamo identificare due gradi di dematerializzazione:

• Ad un primo livello vi sono quelle aziende che hanno generato dei file PDF a partire dai documenti cartacei tramite scansione (senza OCR), per poi archiviarli digitalmente. Si tratta di un processo destrutturato che genera un file immagine; le informazioni presenti nei documenti sono quindi statiche e solo parzialmente gestibili: non si possono effettuare ricerche sui dati contenuti nel documento, o revisionare e modificare il documento stesso. Tuttavia questi file possono essere archiviati in conservazione digitale a norma.
• Ad un secondo livello troviamo una gestione documentale strutturata e dinamica, per cui il documento elettronico viene integrato nei processi informativi ed i dati in esso contenuti sono leggibili, elaborabili e condivisibili in automatico dai sistemi aziendali. La gestione delle informazioni diventa così ancora più efficiente, economica e rapida, così come le relazioni tra l’impresa, i suoi fornitori, partner, colleghi e clienti.
  Una volta inseriti i dati a sistema, infatti, essi possono essere gestiti in maniera interattiva: sarà possibile cercare e consultare le informazioni, aggiornare, modificare il file, garantendo qualità e conformità del dato.

La gestione documentale consentirà quindi di condividere i documenti aziendali con fornitori, partner, distributori e clienti, eliminando attese, smarrimenti e ridondanze, potenziando in questo modo la qualità della relazione del business in un’ottica multicanale.

Questo spostamento verso una gestione digitale dei documenti porta grandi vantaggi alle aziende:

“La mancanza di integrazione all’interno delle filiere è uno degli aspetti che più rallentano il business, impattando negativamente sulla qualità dei processi e sul time to market.”

I costi di una gestione cartacea

Vi sono numerosi costi nascosti legati alla gestione cartacea dei documenti. Inoltre le operazioni di data entry oggi sono diventate ibride, legate in parte alla carta e in parte all’automazione informatica, moltiplicando attività e procedure. Molte aziende però preferiscono ignorare tali aspetti.

“Eppure oggi la maggior parte della documentazione può essere tranquillamente dematerializzata, che si tratti di un report e della nota spese, del fascicolo del personale o della fatturazione elettronica fino ad arrivare alla gestione dell’intero ciclo dell’ordine.

Nel nostro ordinamento non è richiesta una forma specifica per la validità di un documento: a prescindere dalla forma che lo caratterizza, questo detiene comunque una propria dignità giuridica. Lo stesso principio vale per i contratti.”

Nuove opportunità grazie alla digital transformation

La digitalizzazione delle informazioni sta portando nuove opportunità di sviluppo del business, grazie ad un’automazione a valore aggiunto che porta servizi di standardizzazione ed integrazione a supporto delle attività aziendali.

“L’utilizzo di strumenti informatici condivisi, infatti, costituisce un elemento di armonizzazione nelle relazioni e negli scambi tra aziende e clienti così come tra tutti gli operatori della filiera, favorendo una migliore collaborazione, evitando ridondanze, rallentamenti ed errori. Dalla dematerializzazione all’integrazione della supply chain c’è una nuova cultura digitale che favorisce il business.

Al di là della maggiore ecosostenibilità associata ai processi di dematerializzazione dei documenti cartacei, infatti, la standardizzazione delle procedure porta razionalizzazione e velocità nei processi, introducendo una tracciabilità e una rintracciabilità documentale, che garantisce una trasparenza e una qualità nella gestione dell’informazione come nessuna attività manuale potrebbe fare.”

Fonte: Digital4