15 Gen 2015 Le nuove regole del documento informatico

Entrerà in vigore “decorsi trenta giorni dalla data della sua pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana”.

Inoltre le Pubbliche Amministrazioni devono adeguare  i propri sistemi di gestione informatica dei documenti entro e non oltre diciotto mesi dall’entrata in vigore del presente decreto.

E’ quindi necessario un tempestivo cambiamento nella formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici e ce lo impone l’Europa con l’approvazione dell’eIDAS – electronic identification and trust services for electronic transactions in the internal market – .

Cosa dicono le nuove regole?

• Il documento quale rappresentazione informatica di atti, fatti, dati giuridicamente rilevanti può esistere giuridicamente solo se è adeguatamente staticizzato, gestito e conservato in idonei sistemi.

• Il documento informatico assume la caratteristica di immodificabilità solo se formato in modo che forma e contenuto non siano alterabili durante le fasi di tenuta e accesso e ne sia garantita la staticità nella fase di conservazione, e si specifica, inoltre, che lo stesso documento informatico, identificato in modo univoco e persistente, deve essere memorizzato in un sistema di gestione informatica dei documenti o di conservazione, la cui tenuta può anche essere delegata a terzi.

• Autorizzazione di forme certificate di acquisizione automatica di estratti e copie di documenti originariamente analogici o nativamente informatici. Tali processi di acquisizione dovranno assicurare che le copie prodotte abbiano forma e contenuto identici a quelli dei documenti da cui sono tratte, non più attraverso il solo raffronto dei documenti, ma anche attraverso la certificazione di processo nei casi in cui si sia deciso di adottare tecniche in grado di garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell’originale e della copia.

• Il trasferimento dei documenti informatici nel sistema di conservazione avviene generando un pacchetto di versamento nelle modalità e con il formato previsti dal manuale di conservazione di cui all’art. 8 del decreto del Presidente del Consiglio dei ministri 3 dicembre 2013, in materia di conservazione dei documenti informatici.

• Per le PA l’art. 12 prevede che il Responsabile della gestione documentale ovvero, ove nominato, il Coordinatore della gestione documentale predisponga, in accordo con il Responsabile della sicurezza e il Responsabile del sistema di conservazione, il piano della sicurezza del sistema di gestione informatica dei documenti, nell’ambito del piano generale della sicurezza e in coerenza con quanto previsto in materia dagli articoli 50-bis e 51 del Codice dell’amministrazione digitale e dalle relative linee guida emanate dall’Agenzia per l’Italia digitale.

• Le pubbliche amministrazioni (ai sensi dell’art. 40, comma 1, del CAD) formano gli originali dei propri documenti attraverso gli strumenti informatici riportati nel manuale di gestione ovvero acquisendo le istanze, le dichiarazioni e le comunicazioni di cui agli articoli 5-bis, 40-bis e 65 del CAD.

• Doveroso trasferimento nel sistema di conservazione non solo dei documenti amministrativi informatici (art. 11), ma anche di fascicoli informatici, registri e repertori informatici della PA.

Risulta quindi evidente la necessità di adottare idonei sistemi di gestione e conservazione dei documenti e di coordinare specifiche figure professionali all’interno degli enti pubblici e delle imprese. La Pubblica Amministrazione inoltre deve rinnovarsi e scegliere di intraprendere una strada obbligata verso la trasparenza e l’efficienza garantita dai processi di digitalizzazione documentale.

Articolo completo

Il decreto dalla Gazzetta ufficiale

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Per informazioni: a.alessandri@arket.it