07 Lug 2016 Per una logistica efficiente senza carta
I processi di trasporto e consegna possono ricavare enormi benefici dalla digitalizzazione, sia in termini di efficienza (riducendo la quantità di carta e i costi), sia in termini di efficacia (accesso alle informazioni in tempo reale e miglioramento del livello di servizio).
Il punto di vista di committenti e operatori logistici
La collaborative community sulla digitalizzazione dei trasporti del politecnico di Milano ha effettuato un’indagine coinvolgendo aziende committenti, trasportatori e operatori logistici.
Tra gli intervistati, un’azienda su 5 lavora su scala globale ed il 50% su tutto il territorio italiano, quasi il 70% ha più di 250 dipendenti e circa la metà riceve meno di 50.000 DdT l’anno e ne emette meno di 100.000.
Qualche numero sui DdT emessi:
- Nel 25% dei casi è stata introdotta la conservazione digitale dei documenti
- Nel 13% dei casi la gestione interna è stata digitalizzata
- Nel 9% dei casi lo scambio è stato digitalizzato
- Il 38% usa solo la carta
- Uno su 4 ha completamente dematerializzato il processo
Per quanto riguarda invece i DdT ricevuti:
- Conservazione digitale solo per l’11%
- Gestione interna digitale 3%
- Scambio digitale 4%
- Il 50% circa ha un processo completamente cartaceo
- Solo l’8% ha digitalizzato completamente il processo.
I principali ostacoli e benefici percepiti
I principali ostacoli alla completa digitalizzazione del processo riguardano:
- Per il 50% resistenze culturali
- Per il 44% normativa poco chiara, benefici non compresi, scarsa competenza degli altri partner
- Scarsa informazione e normativa volatile
- Per il 30% mancanza di budget
Non mancano però i benefici percepiti:
- Possibilità di ricevere informazioni in tempo reale
- Velocità di consultazione dei documenti
- Miglioramento della qualità delle informazioni
- Miglioramento del servizio
- Impatto sull’ambiente
- Riduzione dei costi
Digitalizzazione tra EDI, conservazione digitale e portali web
Le tecnologie maggiormente utilizzate per supportare il processo di trasporto e consegna sono:
- EDI per il 72% degli intervistati
- Conservazione digitale per il 57%
- Portali web per consultare e condividere documenti e informazioni
- Device mobili
- Piattaforme di document management
Più del 25% prevede di dematerializzare i documenti e digitalizzare i documenti di trasporto nel prossimo futuro. Una percentuale equivalente è consapevole di questi sviluppi ma non li considera una priorità. Un altro 25% non ha competenze interne o di budget, i restanti cominciano solo ora ad approfondire l’argomento.
Il punto di vista dei trasportatori
- Solo il 7% non utilizza il digitale per la ricezione dell’incarico
- Solo il 6% utilizza solo il digitale
- Il 18% utilizza solo il digitale per la notifica di consegna
- Il 5% non utilizza il digitale per la notifica di consegna
- Prevale la carta per la gestione dei DdT (64%)
- La carta prevale ancora di più per la gestione degli archivi (72%): infatti solo l’8% – la maggior parte sono realtà di grandi dimensioni – ha adottato in toto la conservazione digitale.
L’ostacolo principale riferito dai trasportatori è ben rappresentato dalla frase “Non sono contrario, ma non spetta a me decidere”. Un altro 29% parla invece di costo eccessivo delle soluzioni, poiché l’uso saltuario non risulta economicamente sostenibile. Altre piccole percentuali parlano di normativa poco chiara.
I benefici percepiti maggiormente riguardano:
- disponibilità e tempestività delle informazioni
- riduzione dei costi di stampa
- miglioramento dei livelli di servizio
“Il principale freno che ancora blocca molti è la percezione di operare in un ecosistema non pronto ad accogliere innovazioni digitali, ma questo è un tipico “falso mito” […] Anche guardando all’attore più piccolo della filiera, il trasportatore, la penetrazione delle tecnologie digitali è ormai alta, e anche la consapevolezza della necessità di un “cambio di passo” per alzare il livello di servizio: Se si lavora solo con documenti di carta non è pensabile riuscire a rispondere alle esigenze del mercato in modo adeguato e sostenibile: praticamente tutti i soggetti intervistati adottano già soluzioni digitali – in modo esclusivo oppure in parallelo alla carta – per almeno una delle operazioni “documentali” che compongono il processo di consegna.”
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