13 Mag 2016 Perché dematerializzare e conservare digitalmente i documenti?

 Tutte le attività manuali legate alla gestione tradizionale dei documenti cartacei comportano un grande dispendio di tempo e risorse, oltre ad essere soggetto ad un elevato tasso d’errore.

I vantaggi della gestione documentale digitale

• Risparmio di carta, inchiostro e ore di lavoro
• Maggior velocità nel portare a termine il lavoro
• Maggior efficienza
• Crescita della produttività aziendale e individuale

Non a caso si prevede che nel 2016 il 40% degli investimenti delle aziende italiane sarà indirizzato verso a progetti di digitalizzazione e dematerializzazione (Fonte: Osservatori Digital Innovation 2015 – Politecnico di Milano).

Le tappe legislative italiane – verso l’azienda digitale

Al momento in Italia la maggior parte dei documenti può essere dematerializzata senza problemi: report, note spese, fatture elettroniche, documenti del personale fino ad arrivare a digitalizzare l’intero ciclo dell’ordine. Quali tappe  e normative ci hanno portato fino a qui?

• 1 gennaio 2013: viene recepita la Direttiva IVA 2010/45/UE che definisce come fattura elettronica una “fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico” e sancisce la parità di trattamento per fatture elettroniche e cartacee, anche per quanto riguarda la garanzia di autenticità dell’origine, integrità del contenuto e leggibilità nel tempo (ottenibile ricorrendo alla firma digitale, a soluzioni di Electronic Data Interchange oppure affidandosi ai controlli di gestione).

• 6 giugno 2014 e 31 Marzo 2015: scatta l’obbligo di emettere fatturazione elettronica per la Pubblica Amministrazione italiana, in modo da assicurare l’effettiva tracciabilità dei pagamenti e garantire un maggior controllo della spesa pubblica.

• 1° gennaio 2017: il Ministero dell’Economia e delle Finanze (Mef) metterà a disposizione dei contribuenti il Sistema di Interscambio (SDI) che diventerà, come per la PA, lo strumento di veicolazione delle fatture tra fornitore e cliente.

La dematerializzazione come passo fondamentale per la digital transformation

La digitalizzazione delle informazioni apre le porte all’automazione, consentendo di sviluppare il proprio business con un valore aggiunto, tramite servizi di standardizzazione e integrazione a supporto delle attività aziendali.

Inoltre utilizzare software e strumenti informatici condivisi (ad esempio software di gestione documentale e workflow, portali clienti ecc.) permette di armonizzare relazioni e scambi, eliminando la presenza di documenti duplicati, perdite di tempo nello scambio della documentazione ed errori.

“Dietro a ogni documento si nasconde un processo – ha spiegato Paolo Catti, Associate Partner di P4I -. La dematerializzazione risolve diverse criticità del processo analogico, a partire da una dispersione dei documenti, distribuiti tra uffici e archivi, che spesso genera ridondanze e oneri di gestione. Tuttavia, solo la digitalizzazione del processo può portare risparmi concreti: per esempio, nel ciclo dell’ordine rivedere in digitale l’intero processo porta tra i 25 e i 65 euro di beneficio a ciclo, con un ritorno dell’investimento già nei primi 12 mesi. Risparmi che derivano da maggiore produttività, accuratezza, ottimizzazione dello spazio e dei materiali. Quindi, ben venga dematerializzare il documento, e sfruttare l’opportunità della Conservazione Digitale per gli Archivi Fiscali: oggi le imprese che la adottano per le loro Fatture (attive e/o passive) sono ancora limitate, se confrontante con la totalità delle imprese (circa 5 milioni) presenti e attive nel nostro Paese, visto che la pratica è diffusa rispettivamente nel 39% delle Grandi imprese e nell’1% delle PMI attive in Italia. Tuttavia è digitalizzando l’intero ciclo dell’Ordine, fino a Consegne, Fatture e Pagamenti, che si ottiene il risultato più significativo“.

Razionalizzazione dei processi grazie alla dematerializzazione

La digitalizzazione dei documenti permette di raggiungere la standardizzazione delle procedure, razionalizzando e velocizzando i processi, introducendo tracciabilità e rintracciabilità documentale che garantisce trasparenza e qualità nella gestione dell’informazione come nessuna attività manuale potrebbe fare.

Digitalizzazione del ciclo dell’ordine: il punto di partenza e catalizzatore

L’obbligo della fatturazione elettronica verso la PA ha coinvolto, nei primi 7 mesi del 2015, oltre 500 000 imprese, che hanno deciso di adottare soluzioni di Conservazione Digitale per le fatture attive (solitamente quelle destinate alla PA); molte imprese hanno inoltre colto l’occasione per estendere questi progetti di conservazione elettronica a tutte le fatture: l’obbligo di fatturazione elettronica verso la PA potrebbe quindi rappresentare un innesco per digitalizzare anche tutti gli altri documenti del ciclo dell’ordine.

Per poter avere una gestione elettronica delle informazioni efficace è fondamentale affidarsi a soluzioni integrate, scalabili e semplici da utilizzare.

“La cultura digitale – ha concluso Catti – porta innovazione e accettare un cambiamento nei processi per qualsiasi azienda non è mai facile. Le spinte allo sviluppo vengono da due fronti: il primo è una propensione al recupero di efficienza attraverso la razionalizzazione dei processi che impongono sempre più frequentemente l’integrazione digitale come asset imprescindibile del business. L’altro fronte è invece costituito dalle spinte provenienti dal legislatore, italiano ed europeo, che stanno accelerando il progresso digitale del Sistema Paese, nella direzione del mercato unico digitale europeo, impostato su nuovi modelli digitali di relazione”.

Fonte: Digital4Biz

Dematerializza e digitalizza tutti i tuoi documenti con il nostro software di Document Intelligence: Globe!