- Settore: acciaieria
- Dipendenti: 2500
Il problema
L’ufficio legale di un grande gruppo industriale è organizzato da un responsabile e da una serie di legali, che gestiscono le singole pratiche presso le proprie postazioni.
All’inizio della collaborazione, la prassi operativa era quella di alimentare un foglio Excel “manualmente”, sulla base di informazioni comunicate dai referenti di ciascuna pratica, tipicamente tramite email. Si teneva così traccia dell’avanzamento di tempi e costi delle pratiche.
Il singolo legale poteva gestire in autonomia le proprie pratiche, riportando su file di testo o su database Access auto-prodotti le informazioni sugli eventi rilevanti. La documentazione associata alle pratiche veniva integralmente stampata e, in parte, archiviata su cartelle del proprio PC, oppure mantenuta all’interno delle caselle di posta elettronica di ciascun referente.
La criticità era legata al fatto che non esisteva un sistema che potesse gestire in maniera centralizzata le richieste, monitorare lo stato di evasione delle stesse, dell’avanzamento delle pratiche e dei relativi costi per onorari e spese di consulenza esterna. Essendo fatto tutto manualmente i rischi erano legati soprattutto alla perdita delle informazioni, alla lentezza nell’evasione delle pratiche e alle perdite di tempo dovute ad errori e ridondanze.
La soluzione: Globe
Insieme all’Ufficio Legale e con i tool messi a disposizione da Globe abbiamo progettato e realizzato un ambiente di lavoro integrato, completo di work-flow per il controllo attività.
Oggi il responsabile dell’Ufficio è in grado di ricevere le richieste dalle diverse aziende/uffici interni, aprire nuove pratiche e smistarle ai diversi legali dell’ufficio. Le attività sono tenute sotto costante controllo, in termini di tempi di evasione, tramite una dashboard grafica dei lavori assegnati internamente ed esternamente. Per queste ultime attività è possibile gestire in modo controllato le fatture proforma ricevute per le prestazioni di consulenti esterni, con la contabilizzazione per singola pratica dei costi di pertinenza.
Ogni report viene effettuato in “real time”: il responsabile dell’Ufficio è così sempre aggiornato per ogni pratica, che riporta i dati fondamentali, la storia cronologica di tutti gli eventi di rilievo registrati, l’elenco dei documenti associati alla pratica e un prospetto contabile di sintesi “dare-avere”.
Un altro elemento importante è che ciascun legale interno continua a disporre di un ambiente di lavoro autonomo ma sincronizzato con il resto del sistema. Semplice da utilizzare, consente con pochi click di registrare informazioni storiche, archiviare documenti, inviare documenti direttamente tramite Globe e inserire scadenze per attività, alimentando una personale “to do list”.
I vantaggi della soluzione
Il sistema è stato sviluppato in modo da garantire assoluta sicurezza e controllo di accesso ai dati: ciascun legale interno vede esclusivamente le pratiche di propria competenza e può operare solo su documenti e dati per cui possiede specifiche autorizzazioni.
Si ottiene così una sincronizzazione delle informazioni che però non nega a ciascun membro del team la possibilità di organizzare il proprio flusso di lavoro, per poi condividere dati con il resto del gruppo ed il responsabile in totale sicurezza ed efficacia.
