Il Problema
Una Pubblica Amministrazione aveva la necessità di risolvere due problemi principali:
Il primo riguarda il fatto che, in quanto PA, a partire dal 31 Marzo 2015 ha l’obbligo di ricevere fatture elettroniche (FEPA) e di inviare le rispettive conferme. La fattura verso la PA deve però prima passare attraverso il Sistema di Interscambio, che verifica che il formato del documento sia corretto e che i dati siano completi.
La PA si può interfacciare con il Sistema di Interscambio via PEC, via web, tramite web services o protocollo FTP ed entro 15 giorni dalla ricezione deve accettare o rifiutare la fattura ricevuta.
La PA in questione era quindi alla ricerca di un sistema che rendesse più semplice l’accettazione o rifiuto delle fatture, che comunicasse con lo SdI e inserisse automaticamente all’interno del gestionale i dati delle fatture elettroniche ricevute.
Senza l’utilizzo di Station l’azienda avrebbe dovuto:
- scaricare le fatture manualmente
- tradurle dal formato XML ad un formato leggibile
- smistarle, sempre manualmente, all’utente finale incaricato di occuparsene
- Inserire manualmente i dati della fattura nel gestionale.
Il secondo problema da affrontare invece, riguarda il fatto che la PA deve inoltre caricare i file certificanti il pagamento delle fatture ricevute nel portale dedicato alla Certificazione dei Crediti. Necessita quindi di gestire in modo ottimizzato il processo, automatizzando le operazioni manuali.
La soluzione: Station
La soluzione scelta per risolvere entrambe le problematiche è il nostro software di automazione dei processi documentali, Station.
Per la ricezione e l’invio dei file si è deciso di utilizzare il canale PEC: questo garantisce una comunicazione sicura e tracciabile dei documenti trattati. Inoltre Station supporta nativamente la gestione delle mail PEC.
Il procedimento seguito da Station consiste in diverse fasi:
- Controllo periodico di una casella PEC creata ad hoc
- Download di fatture e relativi allegati
- Elaborazione nel sistema, che consiste nel riconoscimento del documento (fattura o allegato), nell’estrazione dei dati con apposito template e nella normalizzazione degli stessi verso una struttura dati generica.
- Ogni documento viene assegnato, secondo regole prestabilite, ad un utente che tramite Station Client avrà modo di visualizzare, controllare e procedere all’approvazione/rifiuto della fattura. Con l’accettazione/rifiuto del documento è conclusa l’azione utente sulla fattura.
- Composizione da parte di Station del messaggio di Esito Committente per la fattura e invio allo SdI che provvederà poi alle successive elaborazioni.
- Salvataggio su database e invio al gestionale aziendale delle fatture accettate.
Quando poi una fattura viene accettata, o decorrono i termini per l’accettazione/rifiuto del documento, lo SdI comunica alla piattaforma di Certificazione dei Crediti l’esistenza di un credito esigibile e a sua volta la Pubblica Amministrazione ha l’obbligo di comunicare l’avvenuto pagamento della fattura alla piattaforma.
Questa operazione viene effettuata da Station, che periodicamente controlla nel sistema gestionale tutti i pagamenti relativi alle fatture registrate e carica nella piattaforma di Certificazione dei Crediti gli avvenuti pagamenti. Viene quindi fornito un feedback all’utente su Station dell’operazione effettuata.
Vantaggi della soluzione
Con Station tutto il processo di gestione delle fatture elettroniche in entrata, che altrimenti dovrebbe essere gestito manualmente, è stato automatizzato, richiedendo all’utente finale solamente di controllare e accettare/rifiutare la fattura in arrivo.
