- Settore: refrigerazione commerciale, progettazione, produzione e installazione di attrezzature per il settore retail.
Il problema
L’italiana Arneg Spa progetta, produce ed installa attrezzature per la refrigerazione commerciale in tutto il mondo. Ha conquistato il mercato grazie ad una solida politica di impresa orientata alle persone e all’ambiente ma anche grazie ad investimenti mirati e di qualità in materiali, know how ed innovazione degli strumenti. L’azienda si trova quindi ad interagire con un’ampia quantità di fornitori e documenti da essi prodotti come, ad esempio, le fatture.
Si è creata quindi la necessità di strutturare il processo di approvazione delle fatture in ingresso. L’intento era quello di snellire i flussi ottimizzando il tempo da dedicare all’approvazione, senza però sacrificare la precisione nei criteri, in quanto si tratta di flussi di cassa in uscita, argomento delicato per aziende di ogni dimensione.
La soluzione: Globe
La scelta del sistema documentale Globe ha portato alla digitalizzazione delle fatture e ad uno smistamento preliminare che permette di individuare in tempi brevissimi i responsabili del processo di approvazione. I singoli soggetti riceveranno i documenti ad essi destinati e, in base ai loro criteri di valutazione, potranno approvarli.
Le tempistiche di lavorazione vengono ridotte in quanto è stata strutturata anche la possibilità di approvazione fuori sede, in modalità mobile.
Sulla questione della ottimizzazione delle tempistiche potrà intervenire l’amministrazione che è dotata di un cruscotto per il controllo completo della singola fattura con il relativo stato: da registrare, da approvare, ecc…
In qualsiasi momento il responsabile amministrativo potrà reperire una determinata fattura e sollecitare il personale giusto ad agire su di essa.
I vantaggi della soluzione
Il risultato concreto del progetto è un processo interamente paperless, che attraversa tutti i settori dell’azienda coinvolti nei flussi approvativi, in modo semplice, economico ed efficiente.
Inoltre l’opportunità di effettuare operazioni sicure sui documenti in mobilità, tramite l’app mobile di Globe, consente di risparmiare ulteriormente tempo e risorse.
