21 Mar 2016 6 motivi per liberare gli uffici dalla carta

Man mano che le tecnologie digitali evolvono e diventano accessibili, risulta sempre più facile pensare ad una vita con meno cartaceo. Attività di tutti i giorni, che un tempo richiedevano l’uso di grandi quantitativi di carta, sono state semplificate e rese più efficienti grazie alle tecnologie…ma è possibile eliminare la carta anche nelle aziende?

Le abitudini sono dure a morire e alle persone il cambiamento non piace, ma l’elaborazione manuale delle operazioni di business è assolutamente inefficiente, costosa e richiede tempo.

Fortunatamente però, grazie a soluzioni di cloud computing, gestione documentale, soluzioni di automazione dei processi di business e applicazioni per la firma digitale, creare un ambiente di business paperless è a portata di mano! Tutto, dalla contabilità alle richieste delle risorse umane, alla gestione dei contratti e archiviazione dei file, può essere semplificata digitalizzando.

Vi proponiamo sei vantaggi che ogni azienda può ottenere abbracciando l’elaborazione elettronica.

Workflow automatici

La dematerializzazione del cartaceo può aiutare ad accrescere l’efficienza aziendale, sostituendo gli inefficienti flussi basati su documenti cartacei con un flusso automatico di dati e documenti. L’automazione digitale permette di snellire operazioni che necessitano di essere eseguite in tempi brevi, innescando eventi all’interno di uno specifico workflow, di modo che i membri dello staff aziendale vengano notificati quando è necessario che intervengano nel flusso. Gli impiegati non dovranno più portare fisicamente documenti ai propri colleghi, con il rischio che vengano dimenticati, persi o distrutti. Gli utenti possono inoltre impostare dei reminder, di modo che il soggetto che deve intervenire venga notificato automaticamente quando un documento richiede la sua attenzione.

Aumentare l’efficienza

Il personale può fare di più, a ritmi maggiori, passando al digitale. Se i documenti vengono memorizzati digitalmente in un software di gestione documentale, i file diventano immediatamente accessibili direttamente dalla postazione di lavoro del dipendente. Questo consente di risparmiare quella quantità di tempo che un dipendente dovrebbe invece perdere per ricercare documenti cartacei negli archivi fisici. Pertanto, il passaggio al digitale è in grado di migliorare la qualità del lavoro e la soddisfazione dei clienti di un’azienda. Riducendo il tempo speso per l’archiviazione, l’accesso e il recupero di documenti cartacei, i dipendenti possono riutilizzare il loro tempo per lavorare su attività più critiche.

Soluzioni integrate

Rendere la propria azienda digitale apre molte porte alla possibilità di introdurre soluzioni per l’integrazione tecnologica. Con un database di gestione elettronica dei documenti, varie soluzioni possono essere assimilate ad essa; in questo modo il management ha la possibilità di avere una panoramica ben organizzata e dettagliata dei processi aziendali, e differenti attori hanno la possibilità di lavorare sui propri task attraverso una serie di piattaforme, tenendo facilmente traccia dei progressi.

Meno carta = più rispetto per l’ambiente

Riducendo la quantità di carta che viene utilizzata puoi ridurre l’impatto che la tua azienda ha sull’ambiente. Inoltre l’impresa potrà risparmiare molto: avendo tutti i documenti organizzati digitalmente ed accessibili non vi sarà più bisogno di fare fotocopie, mandare email o archiviare fisicamente i documenti cartacei. I costi verranno quindi tagliati notevolmente, in termini di carta, inchiostro, toner e manutenzione dell’attrezzatura. Se ci fosse la necessità di apportare una modifica ad un documento archiviato, basterà effettuare una ricerca per ritrovare il documento, completare il task digitalmente, e ri-archiviarlo in pochi secondi, senza la necessità di stampare

Produttività da remoto

Passando al digitale i dipendenti possono ottenere l’accesso immediato ai propri documenti più importanti. In caso di appuntamento con un potenziale cliente, un cliente o un business partner, il personale commerciale ha la possibilità di essere più efficiente ed efficace nell’ottenere l’accesso alle informazioni di business necessarie.
Attraverso l’utilizzo di dispositivi mobile, chi lavora sul campo può apportare modifiche al documento, aggiornare le informazioni, e partecipare ad operazioni del flusso di lavoro senza mettere piede in ufficio.  Questo assicura che il business sia sempre in movimento e le informazioni aggiornate.
Fornite ai dipendenti l’accesso in qualsiasi momento ai documenti, da qualsiasi luogo, mediante l’utilizzo di una soluzione di gestione documentale. Che siate in treno, o in attesa nel terminal dell’aeroporto, il lavoro non deve di fermarsi. Potenziare la forza lavoro remota permetterà di lavorare di più e meglio, indipendentemente da dove ci si trova.

Disaster Recovery

Calamità e disastri imprevisti, come incendi, alluvioni o furti, possono paralizzare un’azienda. Molti infatti conservano solamente una copia dei documenti in loco, quindi se i documenti chiave vengono distrutti potrebbero essere insostituibili. Diventare paperless tramite una soluzione di gestione documentale, permette di avere un backup costante di documenti e informazioni critiche, sempre disponibili. Con la possibilità di memorizzare dati in cloud, le aziende hanno ancora la possibilità di accedere alle informazioni sensibili, in caso di emergenza, per garantire l’accesso continuo ai dati e integrità.

Abbandonare la carta e digitalizzare i documenti è di estrema importanza per il benessere aziendale e ambientale. Non solo verranno tagliati i costi e ottimizzata la produttività, ma l’azienda potrà fare di più con meno.

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