Le caratteristiche chiave per digitalizzare i documenti

19 Gen 2016 Le caratteristiche chiave per digitalizzare i documenti

Posted at 14:52h in News di Arket Srl 0 Commenti

Digitalizzare i documenti significa rivedere l’intero processo in cui essi sono coinvolti: non basta quindi semplicemente dematerializzre il documento in “senso stretto”, ma devno essere modificati anche tutti quei processi e procedure che lo caratterizzano.

Fatturazione elettronica

Per quanto riguarda la fatturazione elettronica, digitalizzare non significa semplicemente dematerializzare il documento nella fase di trasmissione/ricezione, ma revisionare l’intero processo di gestione dei dati in esso contenuti per gestirne l’intero ciclo di vita digitalmente. La digitalizzazione della fatturazione, quindi, deve coinvolgere ogni fase del Ciclo dell’ordine: ordine, consegna, fatturazione e pagamento.

Normative che regolano la dematerializzazione

Il quadro normativo vigente consente di dematerializzare la stragrande maggioranza dei documenti utilizzati in ambito business. Si parte da un complessità limitata quando si ha a che fare con documenti nativamente informatici o digitali ( es. Ciclo dell’ordine, Libri, registri contabili, contratti ecc.), che aumenta quando si prendono in considerazione documenti analogici cartacei contenentu particolari elementi (ad es quelli contententi firme autografe, timbri, grammatura della carta con specifica rilòevanza giuridica ecc.)
Tuttavia, a volte, alcuni di questi elementi peculiari sono presenti perchè previsti esclusivamente da regolamenti interni: si può partire proprio da questi regolamenti interni per semplificare il processo di dematerializzazione, facilitando l’efficacia del passaggio al digitale.

La matrice dei benefici legati alla digitalizzazione dei documenti

L’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano ha stimato i benefici e le opportunità legate alla digitalizzazione di diverse tipologie di documenti utilizzati e diffusi nelle organizzazioni, arrivando a mapparli all’interno di una matrice che li organizza e classifica in base alla “diffusione del documento (su base annua)” e al “beneficio unitario” legato alla digitalizzazione.

5 caratteristiche chiave del documento

I documenti da cui partire per la digitalizzazione sono quelli che presentano 5 caratteristiche chiave:

Consistente dimensione fisica e ampia diffusione, da cui deriva un elevato impiego di materiali consumabili connessi alla “materializzazione” ma anche costi legati all’occupazione dello spazio dedicato agli archivi fisici
Elevato grado di dispersione nell’organizzazione, che richiede a tutti coloro che utilizzano il documento un’attività di gestione destrutturata e disallineata da quella scelta dai colleghi
Frequente necessità di accesso al documento, che impatta sul tempo dedicato alla ricerca e consultazione dei documenti stessi
Significativo impatto sui processi di interfacciamento: se i documenti devono essere scambiati con i partner commerciali si hanno impatti sulla velocità degli scambi, sulla possibilità di automatizzare la gestione delle informazioni e sugli errori connessi alle attività di relazione con i partner
Presenza di obblighi o rischi nella conservazione, ad es. documenti che devono essere conservati a vita, determinando la presenza di archivi cartacei enormi e difficilmente gestibili

In sintesi, digitalizzare non vuol dire trasformare quanto oggi è gestito e conservato su carta in file elettronici, ma significa rivedere le regole, i processi e i modelli di gestione che fino a oggi sono stati adottati dalle organizzazioni. Quasi in nessun caso il problema è considerabile come tecnologicamente complesso, anzi, in molti contesti le dinamiche necessarie al cambiamento sono ostacolate esclusivamente dal non aver compreso appieno le opportunità, il valore e gli impatti prospettici del cambiamento.

Fonte: ForumPA