22 Feb 2016 Gestione documentale per il reparto finanziario aziendale
La conservazione di documenti cartacei rappresenta una grande sfida nel settore finanziario. Uno studio dell’Institute of Finance & Management ha evidenziato che il 62% dei rispondenti gestisce ancora manualmente il 75% del volume di fatturazione annuale. Un lavoratore medio spende tra il 30 e il 40% del proprio tempo alla ricerca di informazioni contenute in email e nell’archiviazione del cartaceo. Inoltre nelle grandi organizzazione viene perso un documento ogni 12 secondi, il che può costare all’azienda dia 350 ai 700$ per pezzo.
Eliminare la carta può ridurre i tassi d’errore e il tempo sprecato, oltre a fornire la possibilità di automatizzare inserimenti manuali e ripetitivi di dati.
Mentre documenti cartacei sono a rischio di furto, manipolazione o smarrimento in caso di effrazioni o calamità naturali, un software di document management in cloud può proteggere i dati in queste circostanze.
Per i CFO e gli altri responsabili di decisioni finanziare di alto livello, gli standard di sicurezza sono più elevati, e l’eliminazione del cartaceo porterà, oltre a miglioramenti di processo e guadagni in efficienza, benefici in termini di diminuzione del rischio d’impresa.
Soluzioni da considerare per il paperless
Vi sono tre soluzioni chiave nel campo finanziario da considerare:
Software di gestione documentale
L’utilizzo di un Document Management System (DMS) è il metodo più sicuro per l’archiviazione e recupero dei documenti. Indipendentemente da quale applicazione generi il documento (sia essa un’applicazione di business, libro paga, finanziaria o fiscale), esso potrà essere memorizzato in un documentale sicuro per consentire una gestione efficiente delle conformità.
Questo database centralizzato, con funzionalità di sicurezza basate su ruoli, consente ad ogni attore dell’organizzazione di accedere, trasmettere, aggiornare e indirizzare i documenti, rimanendo in conformità.
Firma elettronica
Firme elettroniche integrabili con software di creazione e editing di documenti permettono di avere un processo di firma veloce e facile, migliorando l’intero workflow (visto che viene eliminata la necessità di attendere la consegna dei documenti cartacei che devono essere firmati)
OCR
Sistemi di OCR possono permettere di automatizzare operazioni di data entry ed aumentare produttività ed efficienza.
Migrare ad una soluzione paperless
- Parti da oggi e vai avanti: gli affari non possono fermarsi mentre i documenti vengono scansionati/acquisiti ed organizzati nel sistema di gestione documentale. Il lavoro deve proseguire, assicurandosi però che un documento cartaceo venga preso in mano al massimo una volta. Quando il processo è avviato si può passare all’acquisizione della vecchia documentazione.
- Costruire modelli: è importante sapere fin dall’inizio come si vuole che il sistema di archiviazione elettronica sia organizzato, e sollecitare input da tutte le unità di business. Il testing durante ogni fase di progettazione è fondamentale perché tutto funzioni come previsto.
- Siate coerenti: una volta che i modelli e sistemi di denominazione sono stati definiti, è fondamentale seguirli e formare tutto il personale su come utilizzarli all’interno delle varie unità di business. Aggiornare tutti i materiali per la formazione.
- Acquisire tutto: deve essere fatto uno sforzo consapevole e coordinato per scansionare immediatamente eventuali documenti cartacei ricevuti. Il DMS deve essere un magazzino documentale centralizzato.
Assicurare sicurezza nella gestione documentale
Una buona soluzione per la gestione documentale dovrebbe includere:
- Funzionalità di audit dettagliata, o un sistema di tracciamento con data/ora di stampa/consultazione e l’identificazione di qualsiasi utente apporti modifiche.
- Sicurezza role-based: limitare l’accesso in base ai permessi impostati per ogni utente, permettendo la massima sicurezza ed efficienza possibile.
Il DMS giusto può aiutare a diventare più efficienti, migliorare la redditività ed aumentare la produttività.
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