Guida alla conservazione digitale (delle fatture)

23 Giu 2016 Guida alla conservazione digitale (delle fatture)

Posted at 09:55h in News di Arket Srl 0 Commenti

Il Decreto Ministeriale del 17 giugno 2014 (pubblicato in G.U. n.146 del 26 giugno 2014) prevede che sia possibile portare in Conservazione Digitale tutti i documenti fiscali e amministrativi in formato digitale (sia partendo da documenti nativamente digitali, sia partendo da documenti cartacei), seguendo le istruzioni definite dal Legislatore, che richiedono alcuni passi formali: in gran parte, accortezze di processo che, una volta definite, diventano automatismi.

Come si fa la Conservazione Digitale delle Fatture?

Se si fa Fatturazione Elettronica la conservazione digitale è un obbligo, mentre la Conservazione Digitale delle Fatture è fortemente raccomandabile per gli evidenti e rilevanti benefici.

Da quali fatture partire?

È possibile portare in Conservazione Digitale sia le Fatture Attive sia quelle Passive. La norma non impone particolari vincoli di formato, tranne per le Fatture Elettroniche inviate alla PA, che devono essere in formato XML Tracciato FatturaPA.

Devono però essere garantiti requisiti di autenticità dell’origine, integrità del contenuto e leggibilità nel tempo. Il formato consigliato è il PDF, meglio ancora se PDF/A, che assicura il rispetto del requisito di Leggibilità nel tempo del documento archiviato.

La Firma Digitale

Su ogni singolo file Fattura da conservare va apposta una Firma Elettronica Qualificata (o una Firma Digitale) ed il relativo Riferimento Temporale (che concorre a indicare il momento in cui è stata apposta la Firma). Questo garantisce il rispetto dei requisiti di Autenticità dell’origine e Integrità del contenuto della Fattura.

L’estrazione dei metadati (o Indicizzazione)

Al file memorizzato e in attesa di essere conservato viene associato un insieme di metadati obbligatori, finalizzati a rendere facilmente consultabile l’archivio fiscale in caso di controlli o verifiche da parte dell’Autorità competente.

Produzione del Pacchetto di Versamento

Il “Pacchetto di Versamento” è un insieme di dati da portare in conservazione. La singola Fattura – o l’impronta della sua immagine digitale – viene inserita nel Pacchetto di Versamento, il quale viene inviato al sistema di conservazione (o al provider del servizio di conservazione, nel caso si sia optato per la fruizione in outsourcing). Il pacchetto di versamento può raggruppare anche più Fatture: per esempio, tutte quelle ricevute in un determinato arco temporale.

Produzione del Pacchetto di Archiviazione con Firma Digitale e Marca Temporale

I Pacchetti di Versamento devono essere cristallizzati in Pacchetti di Archiviazione entro 3 mesi dal termine per la presentazione della dichiarazione relativa al periodo d’imposta. Questo passaggio avviene con l’apposizione della Firma Digitale del Responsabile della Conservazione e della Marca Temporale (che stabilisce il momento esatto in cui si conclude il processo di Conservazione Digitale). In questo modo, i documenti racchiusi nel Pacchetto di Archiviazione non potranno più essere modificati. Una volta completato questo percorso, il Pacchetto di Archiviazione deve essere conservato secondo le durate previste dalle disposizioni normative: per le Fatture, 10 anni. Fare Conservazione Digitale, infine, rende necessario:

identificare un Responsabile della Conservazione, che si occuperà di garantire nel tempo la salvaguardia degli archivi informatici e la leggibilità del loro contenuto;

redigere un Manuale della Conservazione

Gli Enti della Pubblica Amministrazione possono dotarsi internamente dell’infrastruttura tecnologica necessaria per la Conservazione Digitale oppure rivolgersi a provider esterni specializzati: in questo caso è necessario che il soggetto cui si intende appoggiarsi per il processo di Conservazione Digitale figuri nell’elenco dei Conservatori Accreditati tenuto dall’Agenzia per l’Italia Digitale.

Chi è e che cosa fa il Responsabile della Conservazione?

Nelle imprese private il ruolo di Responsabile della Conservazione deve essere ricoperto esclusivamente da una persona fisica, anche in caso di esternalizzazione del servizio di conservazione digitale.

Il Responsabile della Conservazione ha ampie facoltà di delega per quanto concerne le proprie mansioni e attività. Nel caso sia stata adottata una soluzione in outsourcing, si identificherà un Responsabile del servizio di Conservazione all’interno del provider del servizio.

Il Responsabile della Conservazione ha una serie di impegni da svolgere:

definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti da conservare, della quale tiene evidenza, in conformità alla normativa vigente
gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa vigente;
genera il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal Manuale della Conservazione;
genera e sottoscrive il Pacchetto di Distribuzione con Firma Digitale (o Firma Elettronica Qualificata), nei casi previsti dal Manuale della Conservazione;
effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;
assicura la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi;
al fine di garantire la conservazione e l’accesso ai documenti informatici, adotta misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni per ripristinare la corretta funzionalità; adotta analoghe misure con riguardo all’obsolescenza dei formati;
provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal Manuale della Conservazione;
adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione;
assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite;
provvede, per gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato, al versamento dei documenti conservati all’archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato secondo quanto previsto dalle norme vigenti;
predispone il Manuale della Conservazione e ne cura l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.

Che cos’è il Manuale della Conservazione?

Il Manuale della Conservazione illustra dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione. Il Manuale della Conservazione è un documento informatico che riporta, almeno, queste informazioni:

i dati dei soggetti che, nel tempo, hanno assunto la responsabilità del sistema di conservazione, descrivendo in modo puntuale, in caso di delega, i soggetti, le funzioni e gli ambiti oggetto della delega stessa;
la struttura organizzativa comprensiva delle funzioni, delle responsabilità e degli obblighi dei diversi soggetti che intervengono nel processo di conservazione;
la descrizione delle tipologie degli oggetti sottoposti a conservazione, comprensiva dell’indicazione dei formati gestiti, dei metadati da associare alle diverse tipologie di documenti e delle eventuali eccezioni;
la descrizione delle modalità di presa in carico di uno o più pacchetti di versamento, comprensiva della predisposizione del rapporto di versamento;
la descrizione del processo di conservazione e del trattamento dei pacchetti di archiviazione;
la modalità di svolgimento del processo di esibizione e di esportazione dal sistema di conservazione con la produzione del pacchetto di distribuzione;
la descrizione del sistema di conservazione, comprensivo di tutte le componenti tecnologiche, fisiche e logiche, opportunamente documentate e delle procedure di gestione e di evoluzione delle medesime;
la descrizione delle procedure di monitoraggio della funzionalità del sistema di conservazione e delle verifiche sull’integrità degli archivi con l’evidenza delle soluzioni adottate in caso di anomalie;
la descrizione delle procedure per la produzione di duplicati o copie;
i tempi entro i quali le diverse tipologie di documenti devono essere scartate ovvero trasferite in conservazione, ove, nel caso delle pubbliche amministrazioni, non già presenti nel manuale di gestione;
le modalità con cui viene richiesta la presenza di un pubblico ufficiale, indicando anche quali sono i casi per i quali è previsto il suo intervento;
le normative in vigore nei luoghi dove sono conservati i documenti.

Il ricorso ai Conservatori Accreditati è obbligatorio per le Pubbliche Amministrazioni, mentre non esiste alcun vincolo per le organizzazioni private.

Fonte: Digital4