- Settore: trasporti di prodotti agricoli
Il problema
Interfrigo Transport Srl ha la necessità di creare delle bolle doganali per tutti i propri trasporti diretti in paesi UE ed extra UE. La generazione di tali documenti avviene utilizzando un software specifico per la gestione doganale, non integrato con il gestionale aziendale.
Il personale doveva controllare manualmente ogni singola fattura destinata al cliente finale e raggruppare su foglio di calcolo le merci da spedire per tipologia (indicando importi, pesi calcolati al momento, numero di colli, produttore e destinatario).
Tutti i dati così ottenuti venivano quindi inseriti manualmente nel software di gestione doganale, insieme ai dati riguardanti la targa del mezzo incaricato alla spedizione e ai vari certificati necessari per il trasporto (alcuni di questi certificati vanno allegati obbligatoriamente se il trasporto comprende particolari tipologie di merce).
Dopo aver inserito tutti questi dati il gestionale dedicato genera la bolla doganale per la spedizione.
Questo processo, lungo e dispendioso, richiedeva che vi fossero almeno due persone dedicate a questo tipo di operazioni.
La soluzione: Station
Interfrigo Transport Srl ha scelto di rendere più efficiente il flusso di lavoro legato alle bolle doganali con il nostro software Station, che consente di automatizzare tutta una serie di operazioni legate ai documenti.
Con Station il raggruppamento delle merci è stato automatizzato, così come il controllo sull’obbligatorietà dei certificati e il loro inserimento.
In particolare, per quanto riguarda il raggruppamento automatico delle merci, Station esegue una mappatura delle fatture in formato PDF ed utilizza un dizionario che traduce le varie descrizioni delle merci presenti in fattura nella relativa nomenclatura ufficiale.
Il dizionario è autoalimentato, di conseguenza se vengono trovate descrizioni di merci non previste e quindi non presenti nel dizionario, queste vengono automaticamente inserite nel dizionario stesso e viene richiesta all’utente la relativa decodifica.
Attraverso Station Client l’utente ha poi la possibilità di visionare e controllare il documento ed i raggruppamenti effettuati automaticamente da Station.
Quando si rende necessaria la creazione della bolla doganale, l’utente dovrà inserire tramite lo Station Client solo alcuni dati non recuperabili in maniera automatizzata (la targa del mezzo ed alcuni codici relativi alla tratta che il mezzo percorrerà). A quel punto verrà generato un file XML che sarà utilizzato dal software di generazione delle bolle doganali per produrre il documento ufficiale.
Gli utenti troveranno le bolle precompilate e dovranno semplicemente validare l’inserimento.
I vantaggi della soluzione
Station quindi è in grado di agevolare l’utente, automatizzando quello che prima risultava essere un lungo lavoro manuale di catalogazione e raggruppamento degli articoli da spedire, oltre che l’inserimento dei dati nel software di gestione doganale.
