25 Giu 2015 Meno carta e più efficienza: come dare vita al documento

Una parte fondamentale del processo di digital transformation è costituita dallo scioglimento del vincolo fisico rappresentato dal documento cartaceo: per poter aumentare l’efficienza aziendale, automatizzare i processi di business è di vitale importanza. Bisogna intervenire sui processi documentali, liberando l’informazione generata ed elaborata su supporto cartaceo.

La dematerializzazione non è solamente una misura imposta dalle normative che regolano la digitalizzazione della PA, ma rappresenta soprattutto una grande opportunità di ottimizzazione del workflow documentale, permettendo di ridurre i costi e aumentare l’efficienza operativa.

Gli ostacoli al cambiamento

Secondo IDC sono 3 i principali ostacoli al cambiamento indicati dai responsabili intervistati: costi della trasformazione, difficoltà nel progettare un corretto workflow documentale, problemi di adeguamento dei processi alle nuove normative.

Tuttavia a livello sia europeo che italiano si sta incentivando la dematerializzazione, sia sul piano degli investimenti che con l’introduzione di nuove regole: ne sono un esempio il protocollo informatico nella PA, le norme sulla fatturazione, la firma elettronica e la conservazione sostitutiva.

La soluzione è ripensare tutto il processo di gestione documentale

Attenzione però, a non pensare che la soluzione definitiva e corretta a tutto sia far sparire la carta: piuttosto la carta deve essere trasformata in un documento attivo. Si deve passare da un concetto di sostituzione digitale della carta ad una gestione digitale dell’intero processo, integrando i dati all’origine dei documenti.

Conservare tutti questi dati in modo integrato non significa semplicemente rimpiazzare gli archivi cartacei con degli archivi digitali sottoforma di backup, ma ripensare tutto il modo di processare le informazioni. Le due fasi di formazione e conservazione dei documenti non devono più essere distinte,  ma confluire conservando in modo intelligente tutte le informazioni rilevanti.

Fonte

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